Bevor ein Projekt startet, wird ein Budget abgestimmt; einzelne Angebote werden freigegeben, bevor bestellt werden darf. Jeder Schritt wird protokolliert – so ist belegbar, wofür eine Autorisierung vorlag und wofür nicht.
Berechtigte Mitarbeiter legen ein Projekt als optische Karte an (wie im Auktionsmonitor): Bezeichnung, Beschreibung und Ziel.
Zu jedem Projekt wird ein Budgetplan hinterlegt. Er muss vor Projektstart genehmigt werden – kein Start ohne abgestimmtes Budget.
Angebote werden zum Projekt hochgeladen und einzeln genehmigt. Erst nach Freigabe darf bestellt werden.
Wer hat wann was angefragt, genehmigt oder abgelehnt – unveränderbar festgehalten. Damit ist belegbar, wenn ohne Autorisierung Kosten verursacht wurden.
In ein Projekt ein- und wieder ausloggen. So wird trackbar, wie viel Arbeitszeit in einem Projekt steckt – und die Stunden fließen ins Mitarbeiter-Dashboard.
Mitarbeiter stellen Anfragen, Freigaben erteilt nur die berechtigte Person. Jeder sieht seine eigenen Projekte.